Regulamin

REGULAMIN WYDARZENIA IMPROVE IT 2023

§ 1 DEFINICJE

Wydarzenie – Wydarzenie organizowane przez Organizatora pod nazwą “Improve IT 2023 – OpenSpace”, którego celem jest rozwój społeczności osób związanych z szeroko pojętym obszarem wytwarzania systemów IT, odbywające się z użyciem Liberating Structures. 

Materiały – Wszelkiego rodzaju nośniki informacji bez względu na sposób zapisania na nich jakichkolwiek treści w szczególności takie jak pomoce naukowe, dokumenty, wykresy, filmy, animacje, prezentacje, broszury, ulotki dotyczące wystąpienia prowadzonego przez Organizatora 

Nagranie – Nagranie audio – video, a także fotografie wykonane przez Organizatora lub podmiot działający na zlecenie Organizatora w trakcie trwania Wydarzenia.

Organizator – Fundacja Do IT Best, z siedzibą w Gdańsku, przy ulicy Niedźwiednik 40 D wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000553331, posiadająca numer NIP 6040165549 oraz numer REGON 361267172

Uczestnik – Pełnoletnia osoba fizyczna, która uzyska Wejściówkę na Wydarzenie.

Wejściówka – Dokument elektroniczny uprawniający do udziału w Wydarzeniu, wystawiany przez Organizatora po dokonaniu przez Uczestnika nieodpłatnej rejestracji poprzez formularz rejestracyjny umieszczony na stronie https://improve-it.org/.

§ 2 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin określa warunki uczestnictwa w Wydarzeniu branżowym, a także szczegółowe prawa i obowiązki Organizatora, Uczestników oraz Prelegentów.

2. Wydarzenie odbędzie się w dniu 16 września 2023, w formie stacjonarnej.

3. Głównym celem wydarzenie jest wymiana wiedzy oraz integracja środowiska osób zajmujących się różnymi aspektami wytwarzania oprogramowania oraz projektowania nowych rozwiązań i usług przez stworzenie sposobności do wymiany doświadczeń oraz zachęcenie do dyskusji na tematy zagadnień związanych z tematyką Wydarzenia.

4. Wszystkie ważne informacje dotyczące Wydarzenia, w tym szczegółowa agenda zawierająca informacje o przebiegu wydarzenia oraz ewentualne zawiadomienia o zmianach niniejszego Regulaminu publikowane będą na stronie Wydarzenia www.improve-it.org

§ 3 WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny.

2. Udział w Wydarzeniu możliwy jest wyłącznie poprzez wysłanie zgłoszenia poprzez formularz rejestracyjny na stronie www.improve-it.org i przyznaniu bezpłatnej Wejściówki przez Organizatora.

3. W celu uzyskania Wejściówki, należy wypełnić formularz rejestracyjny, do którego link dostępny jest na stronie https://improve-it.org/

4. O przyznaniu Wejściówki decyduje Organizator na podstawie treści zgłoszenia z formularza rejestracyjnego. 

5. Liczba dostępnych Wejściówek jest ograniczona.

6. Organizator przewiduje rozprowadzenie maksymalnie 60 sztuk Wejściówek na Wydarzenie.

7. Możliwość wysłania zgłoszenia rejestracyjnego rozpocznie się dnia 17 lipca 2023 r. i trwać będzie do dnia 18 sierpnia 2023r.

8. O wyborze Uczestników Organizator poinformuje do dnia 25 sierpnia 2023 roku. 

9. Aby uzyskać dostęp do Wydarzenia, Uczestnik w dniu Wydarzenia zobowiązuje się okazać Organizatorowi lub osobom przez Organizatora upoważnionym imienną Wejściówkę oraz dokument tożsamości ze zdjęciem.

§ 4 ŚWIADCZENIA ORGANIZATORA

1. W ramach Wejściówki na Wydarzenie Uczestnik otrzymuje następujące świadczenia:

a) Możliwość wzięcia udziału w Wydarzeniu.

b) Wyżywienie w czasie trwania Wydarzenia w postaci:

– przerw kawowych

– lunchu

§ 5 OGRANICZENIA I ZAKAZY

1. W czasie Wydarzenia zabronione jest prowadzenie jakiejkolwiek działań o charakterze politycznym, komercyjnym, religijnym, a także prowadzenie zbiórek lub prowadzenie innej działalności (np. happeningów, zbierania podpisów).

2. W czasie Wydarzenia zabronione jest prezentowanie transparentów, flag, banerów lub okrzyków których celem może być spowodowanie zakłócenia porządku lub bezpieczeństwa. Zabronione jest także prezentowanie jakichkolwiek treści, haseł, etc. niezależnie od ich formy i sposobu utrwalenia jeżeli mogą one wywołać zgorszenie lub konflikt, w tym w szczególności treści obraźliwych lub poniżających jakiekolwiek osoby, grupy społeczne, grupy zawodowe, narodowości z uwagi na ich pochodzenie rasowe, płeć, wyznanie, przekonania i poglądy polityczne, orientację seksualną, przynależność do grupy społecznej, upodobania sportowe etc.

3. Organizator lub osoby działające w jego imieniu, uprawnione są do usunięcia z Wydarzenia Uczestników, którzy nie będą stosowali się do postanowień zawartych w Regulaminie.

§ 6 WIZERUNEK

1. Wydarzenie, a w szczególności wypowiedzi wszystkich biorących udział w Wydarzeniu  Uczestników będą rejestrowane przez Organizatora lub podmioty działające na jego zlecenie w formie fotografii oraz nagrań audio-wideo. W wyniku dokonywanej rejestracji dojdzie do utrwalenia, zarejestrowania wizerunku oraz wypowiedzi Uczestników.

2. Producentem Nagrania będzie Organizator lub podmiot działający na zlecenie Organizatora.

3. Organizator uprawniony jest do rejestrowania wizerunku oraz wypowiedzi Uczestników w trakcie Wydarzenia. Akceptacja Regulaminu stanowi jednocześnie zrzeczenie się wszelkich przyszłych roszczeń wobec Organizatora z tytułu wynagrodzenia za korzystanie z wizerunku, głosu oraz wypowiedzi utrwalonych w ramach Nagrania.

4. Organizator uprawniony jest do nieodpłatnego wykorzystywania i rozpowszechniania wizerunku, głosu oraz wypowiedzi Uczestników.

5. Uprawnienie Organizatora do wykorzystywania wizerunku, o którym mowa powyżej obejmuje nieograniczone w czasie, formie oraz przestrzeni terytorialnej wykorzystywanie i rozpowszechnianie wizerunku, a także wykorzystywanie wypowiedzi (w tym także we fragmentach) zarejestrowanych w ramach Nagrania.

6. Uprawnienie Organizatora do wykorzystywania wizerunku oraz wypowiedzi obejmuje dowolne wykorzystanie przez Organizatora całego powstałego Nagrania lub jego fragmentów. Uprawnienie to obejmuje swoim zakresem wszystkie znane w chwili opublikowania niniejszego Regulaminu pola eksploatacji, a w szczególności następujące:

a) utrwalanie w jakiejkolwiek formie na wszystkich nośnikach (taśma światłoczuła, taśma magnetyczna, płyty DVD, Blu-ray, CD-R, CD-RW, Video-CD, Mini Disc, twardy dysk komputera, pliki MP3, MP4) i dowolną techniką;

b) publikowanie w jakiejkolwiek formie;

c) zwielokrotnianie dowolną techniką analogową lub cyfrową (taśma światłoczuła, taśma magnetyczna, płyty DVD, Blu-ray, CD-R, CD-RW, Video-CD, Mini Disc, twardy dysk komputera, pliki MP3, MP4, wprowadzenie do pamięci serwera);

d) publiczne wyświetlanie;

e) publiczne odtwarzanie;

f) nadanie naziemne bezprzewodowe dowolną techniką;

g) nadanie naziemne przewodowe dowolną techniką;

h) nadanie satelitarne dowolną techniką;

i) reemisja dowolną techniką;

j) umieszczanie w sieci Internet;

k) umieszczanie w materiałach związanych z działalnością Organizatora oraz Partnerów Wydarzenia, a w szczególności w materiałach marketingowych i reklamowych;

l) prawo do adaptacji;

m) wykorzystanie w multimediach;

n) publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć dostęp do wizerunku w wybranym czasie i miejscu – usługi na żądanie widza;

o) wykorzystanie Wizerunku do celów promocyjnych i reklamy;

p) wykorzystanie Wizerunku w ramach umowy merchandising’u.

§ 7 DANE OSOBOWE

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator. Organizator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

2. Celem, dla których Organizator przetwarza dane osobowe Uczestników jest:

a) realizacja Wydarzenia, w tym udostępnianie Wejściówek,

b) realizacja obowiązków prawnych Organizatora,

c) dokonywanie rozliczeń.

3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

a) wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Organizatorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie rozliczeń, okresu przechowywania danych i innych,

b) wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

c) prawnie uzasadniony interes Organizatora (art .6 ust. 1 lit. f RODO) – wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, aby nie narazić się na kary finansowe i inną odpowiedzialność,

d) zgoda podmiotu danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – jeżeli wykorzystanie danych osobowych nie jest konieczne do wykonywania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi prawnie uzasadnionego interesu Organizatora, który może prosić o wyrażenie zgody na określone sposoby wykorzystania danych osobowych.

4. Organizator przekazuje dane osobowe Uczestników do następującym kategoriom podmiotów:

a) podmiotom świadczącym usługi obsługi księgowej,

b) podmiotom uprawnionym do pozyskiwania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, 

c) podmiotom współpracującym przy organizacji Konferencji, w szczególności dostawcom usług informatycznych oraz podwykonawcom Organizatora.

5. Dane osobowe przetwarzane są przez okres prawnie uzasadniony do chwili wygaśnięcia ostatniej z przesłanek uzasadniających ich przetwarzanie np. przedawnienie roszczeń.

6. Każdy Uczestnik ma prawo do:

a) dostępu do treści danych osobowych i otrzymywanie kopii swoich danych,

b) sprostowania (poprawienia) danych osobowych,

c) usunięcia danych osobowych,

d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

e) przeniesienia danych osobowych, jeśli dane są przetwarzane na podstawie umowy lub zgody. Organizator przekaże te dane podmiotowi danych na właściwym nośniku lub prześle dane do wskazanego podmiotu,

f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,

g) cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w przypadku, gdy zgoda była udzielona przez Uczestnika,

h) złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne lecz niezbędne do wzięcia udziału w Wydarzeniu. Brak podania danych osobowych uniemożliwii udział w Wydarzeniu.

8. Organizator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza obszar EOG. W przypadku przekazywania danych osobowych do państw trzecich, tj. do odbiorców mających siedzibę poza Europejski Obszar Gospodarczy lub Szwajcarią, w krajach, które według Komisji Europejskiej nie zapewniają wystarczającej ochrony danych, Administrator przekazuje je wykorzystując mechanizmy zgodne z obowiązującym prawem, które obejmują m.in.

a) „Standardowe Klauzule Umowne“ UE,

b) uzyskanie certyfikatu zgodności z Tarczą Prywatności przez osobę trzecią (w przypadku, gdy posiada siedzibę w Stanach Zjednoczonych),

c) gdy przekazywanie danych następuje do kraju trzeciego, wobec którego Komisja Europejska stwierdziła na podstawie decyzji, że państwo trzecie spełnia odpowiedni poziom ochrony

9. Organizator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji na podstawie danych osobowych, w tym nie dokonuje profilowania.

§ 8 REKLAMACJE

1. Wszelkie reklamacje, uwagi, wnioski dotyczące organizacji oraz przebiegu Wydarzenia mogą być składane Organizatorowi w formie pisemnej lub na adres e-mail kontakt@improve-it.org

2. Organizator zobowiązuje się do rozpoznania wniesionych reklamacji w terminie 14 dni od dnia ich doręczenia Organizatorowi. O wyniku reklamacji osoba wnosząca reklamację zostanie poinformowana w drodze pisemnej, lub w przypadku nie podania adresu do korespondencji, odpowiedź na reklamację zostanie przekazana w formie wiadomości e-mail.

§ 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią umowy zawieranej z Uczestnikiem.

2. Kontakt z Organizatorem możliwy jest w drodze wiadomości e-mail, z wykorzystaniem adresu kontakt@improve-it.org lub poprzez pocztę tradycyjna, którą należy kierować na adres rejestrowy Organizatora.

3. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu, w szczególności jeśli jest to niezbędne dla prawidłowego i zgodnego z prawem świadczenia usług. W takim przypadku Organizator niezwłocznie poinformuje Uczestników o treści zmian Regulaminu i terminie ich wprowadzenia, tak aby mieli oni możliwość zapoznania się z nowymi postanowieniami Regulaminu.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Wydarzenia. jeżeli pomimo zachowania należytej staranności przez Organizatora pierwotny program Spotkania okaże się niemożliwy lub utrudniony do zrealizowania np. na skutek choroby Prelegenta lub innych zdarzeń, w tym w szczególności zdarzeń o charakterze Siły Wyższej.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody osobiste Uczestników, które mogą wystąpić w związku z Wydarzeniem.

6. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za poprawność podanych danych, w szczególności danych kontaktowych.

7. Wszelka zorganizowana działalność promocyjna podczas Wydarzenia, w szczególności reklama własnej działalności i rekrutacja pracowników, może być prowadzona wyłącznie za zgodą Organizatora.

8. W przypadku uznania jakiegokolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu za nieważne bądź nieskuteczne pozostałe postanowienia Regulaminu zachowują swoją moc. W miejsce nieważnego / bezskutecznego postanowienia zastosowanie znajdzie reguła, która będzie najbliższa celom postanowienia uznanego za nieważne / bezskuteczne.

9. Uczestnicy przyjmują do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora lub osoby działające w jego imieniu, że dany Uczestnik swoim zachowaniem narusza postanawiania niniejszego Regulaminu lub przepisów powszechnie obowiązującego prawa Organizator lub osoby działające w jego imieniu mogą podjąć decyzję o usunięciu Uczestnika z Wydarzenia.